Положение об архивном секторе Администрации Цимлянского  района

Подробности

Опубликовано: 13.09.2019 09:23

Просмотров: 456

ПОЛОЖЕНИЕ

об архивном секторе

Администрации Цимлянского  района

1. Общие положения

1.1. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела, в соответствии с законодательством Российской Федерации, на территории Цимлянского района Администрация Цимлянского района (далее – Администрация) образует в своем составе архивный сектор Администрации Цимлянского района (далее - сектор). 

1.2. Сектор является  структурным подразделением Администрации без статуса юридического лица, пользуется печатью Администрации в установленном порядке и имеет печать для удостоверения архивных копий, архивных выписок и справок социально - правового и тематического характера.

1.3. В состав сектора входят:

1.3.1. Архивохранилище документов постоянного хранения. 

1.3.2. Архивохранилище документов по личному составу.

1.4. Положение об архивном секторе утверждается распоряжением Администрации.

            1.5. Функции по контролю и координации деятельности сектора осуществляет управляющий делами Администрации Цимлянского района (далее - управляющий делами) в соответствии с распределением обязанностей. По организационно-методическим вопросам сектор взаимодействует с Комитетом по управлению архивным делом (далее - Комитет).

1.6. Сектор в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, нормативными актами Президента и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Федерального архивного агентства (Росархив), нормативными правовыми актами Губернатора и Правительства Ростовской области, приказами и иными правовыми актами Комитета,  Уставом  муниципального образования «Цимлянский район», муниципальными правовыми актами, а также настоящим Положением.

1.7. Структура архивного сектора утверждается Собранием депутатов Цимлянского района при утверждении структуры Администрации Цимлянского района. Штатная численность архивного сектора и Положение о нем утверждаются Главой Администрации Цимлянского района.

1.8. Финансирование и материально-техническое обеспечение сектора осуществляется за счёт средств бюджета Цимлянского района. Дополнительными источниками финансирования могут быть субвенции из бюджета Ростовской области  на осуществление переданных Администрации отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела.

1.9. Администрация обеспечивает сектор помещениями, отвечающими нормативным требованиям хранения архивных документов, охрану помещений, их содержание, оборудование, техническое оснащение, транспортное обслуживание; создание необходимых условий труда работников сектора и условий пользователям  для работы с  архивными  документами.  

2. Задачи сектора

2.1. Задачами сектора являются:

2.1.1. Осуществление на территории Цимлянского района полномочий  муниципального образования по решению вопросов местного значения в области архивного дела, установленных федеральным и областным законодательством. 

2.1.2. Обеспечение сохранности и ведение  государственного учета архивных документов, подлежащих постоянному и временному хранению.

2.1.3. Комплектование сектора документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение  для  населения  Цимлянского района и  Ростовской области в целом.  

2.1.4. Организационно - методическое руководство  организацией архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления Цимлянского района, муниципальных организаций, содействие  организациям частной и иных форм собственности и гражданам, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Ростовской области, другие архивные документы. 

2.1.5. Информационное обеспечение органов местного самоуправления Цимлянского района, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан и юридических лиц на получение архивной информации.

2.1.6. Реализация отдельных государственных полномочий органов местного самоуправления по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ростовской области и находящихся на территории  Цимлянского района, при наделении ими Администрации в  установленном порядке.

3. Функции сектора

3.1. Сектор во исполнение возложенных на него задач выполняет следующие функции:

3.1.1. Анализирует состояние архивного дела на территории Цимлянского района.

3.1.2. Разрабатывает и обеспечивает реализацию перспективных и текущих планов и программ развития и совершенствования архивного дела в Цимлянском районе.

3.1.3. Обеспечивает подготовку проектов правовых актов и иных предложений по вопросам развития и совершенствования архивного дела в Цимлянском районе.

3.1.4. Обеспечивает хранение:

архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Ростовской области, а также находящихся в совместном ведении Цимлянского района и Ростовской области;

архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Ростовской области, образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий Администрации, которыми она наделена;

архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, в том числе документов личного происхождения, документальных коллекций, воспоминаний, альбомов лиц, деятельность которых связана с историей Цимлянского района, поступающих на хранение на основе соглашений между собственниками документов и сектором, действующим от имени Администрации при наличии доверенности;

документов по личному составу, поступивших из архива документов по личному составу;

документов по личному составу, образовавшихся в деятельности организаций и предприятий, поступающих на хранение после завершения процедуры ликвидации (банкротства) организаций и предприятий;

печатных, иллюстративных и других материалов, дополняющих архивные фонды;

учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности сектора.

3.1.5. Организует комплектование сектора документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами, в том числе документами по личному составу ликвидированных и реорганизованных без правопреемника учреждений и организаций, расположенных на территории  Цимлянского  района; обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи архивных документов на постоянное и временное хранение.

3.1.6. Обеспечивает проведение экспертизы научной, исторической и практической ценности документов, хранящихся в секторе.

3.1.7. Составляет списки организаций - источников комплектования сектора и представляет их  в установленном порядке на  согласование  в Комитет и на  утверждение Главе Администрации Цимлянского района. Ведет систематическую работу по уточнению списков организаций - источников комплектования сектора.

3.1.8. Оказывает организационно - методическую помощь  организациям - источникам комплектования сектора, проводит совещания, семинары, консультации по вопросам организации и методики работы с документами, организует смотры  сохранности  архивных документов.

3.1.9. Осуществляет в установленном порядке рассмотрение и согласование нормативно - методических документов, определяющих порядок документационного обеспечения управления и работы архива организации:  положений об архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел и инструкций по делопроизводству организаций - источников комплектования сектора.

3.1.10. Осуществляет в установленном порядке наблюдение за  состоянием хранения, учета и использования архивных документов в организациях - источниках комплектования, порядком отбора и передачи архивных документов на постоянное хранение.

3.1.11. Осуществляет государственный учет архивных документов постоянного срока хранения и документов по личному составу, находящихся на хранении в секторе, а также в архивах организаций, являющихся источниками комплектования сектора. В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации представляет эти сведения в Комитет.

3.1.12. Организует использование архивных документов с целью информационного обеспечения органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и граждан на основе документов сектора; исполнение  тематических и социально-правовых запросов юридических и физических лиц на документную информацию; выдачу архивных справок, архивных выписок, архивных копий и других информационных продуктов.

3.1.13. Организует инициативное информирование органов государственной власти, органов местного самоуправления, иных организаций о составе и содержании документов сектора по актуальной тематике; организует работу пользователей в помещении сектора; обеспечивает подготовку документальных выставок, материалов для средств массовой информации, встреч с общественностью,  школьных уроков и т.д. 

3.1.14. Организует своевременное рассмотрение предложений, заявлений и жалоб юридических и физических лиц, принимает по ним необходимые меры; проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции сектора.

3.1.15. Внедряет в практику работы прогрессивные методы работы, современные автоматизированные технологии, в том числе в области информатизации архивного дела и делопроизводства.

3.1.16. Реализует отдельные государственные полномочия в сфере архивного дела по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Ростовской области и находящихся на территории  Цимлянского района,  при наделении ими Администрации в  установленном порядке.

4. Права сектора

4.1. Сектор для выполнения возложенных на него задач и функций имеет право:

4.1.1. Представлять Администрацию по всем вопросам, входящим в компетенцию сектора.

4.1.2. Вносить в Администрацию и Комитет предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектованию, учету и использованию архивных документов; совершенствованию работы архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений и организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении  вопросов организации архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты правовых документов.

4.1.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии их архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.1.4. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

4.1.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, конкурсах, проверках и других мероприятиях, проводимых Администрацией и ее структурными подразделениями.

4.1.6. Осуществлять наблюдение за состоянием архивного дела и делопроизводства в организациях – источниках комплектования в пределах предоставленных полномочий, в ходе которых давать рекомендации по  устранению выявленных недостатков в организации хранения документов  и улучшению организации архивного дела и делопроизводства.

4.1.7. Ставить перед Администрацией, Комитетом вопросы о привлечении к ответственности должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц за нарушение архивного законодательства.

4.1.8. Осуществлять отдельные государственные полномочия органов местного самоуправления в сфере архивного дела.

4.1.9. Взаимодействовать со структурными подразделениями и отраслевыми (функциональными) органами Администрации, администрациями сельских поселений, учреждениями и организациями независимо от форм собственности, общественными организациями, Комитетом по вопросам обеспечения сохранности, комплектовании, учета и использования документов Архивного фонда Ростовской области.

5. Руководство сектора

5.1. Руководство сектором осуществляет главный специалист по архивному делу (далее – главный специалист).

5.2. Сотрудники сектора назначаются и освобождаются от должности Главой Администрации района по представлению управляющего делами Администрации Цимлянского района.

5.3. Главный специалист назначается на должность и освобождается от должности Главой Администрации района по представлению управляющего делами  Администрации района, по согласованию с Комитетом.

5.4. Главный специалист:

разрабатывает и вносит проект положения об архивном секторе;

руководит деятельностью архивного сектора, обеспечивает решение возложенных на него задач, планирует работу;

самостоятельно решает текущие задачи, подписывает служебную документацию в пределах компетенции архивного сектора;

вносит предложения о поощрении работников архивного сектора и применении к ним дисциплинарных взысканий, о направлении работников архивного сектора в служебные командировки;

разрабатывает проекты муниципальных правовых актов Администрации Цимлянского района по направлению деятельности архивного сектора;

готовит ответы на запросы государственных органов, органов местного самоуправления, должностных лиц по вопросам, входящим в компетенцию архивного сектора;

рассматривает в соответствии с действующим законодательством обращения граждан по вопросам, входящим в компетенцию архивного сектора;

участвует в обеспечении доступа к информации о деятельности Администрации Цимлянского района, в соответствии со своей компетенцией;

в соответствии со своей компетенцией выполняет другие обязанности, а также устные и письменные поручения управляющего делами Администрации Цимлянского района и Главы Администрации Цимлянского района.

5.5. В случае отсутствия главного специалиста руководство архивным сектором осуществляет старший инспектор архивного сектора.

5.6. При смене главного специалиста прием-передача дел производится  специальной комиссией, созданной распоряжением Главы Администрации района. Акт приема-передачи дел утверждается Главой Администрации района и представляется в Комитет.

6. Ответственность работников архивного сектора

6.1. Главный специалист несет персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение задач и функций, возложенных на архивный сектор настоящим Положением.

6.2. Иные работники архивного сектора несут персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение должностных обязанностей, установленных должностными инструкциями.